Én månedskjøring

1. Når regnskapet for måneden er låst i Tripletex, hentes resultatrapport per konto og måned. Én fil per avdeling, pluss en totalfil per selskap. Totalfilene brukes til å avstemme og lagres ikke som data.
2. Filene dras inn her. Tripletex navngir dem ikke med selskap og avdeling, så de må bekreftes. Filer som mangler dette blir markert, og importen kan ikke lagres før de er avklart.
3. Tre kontroller kjøres: at avdelingene summerer til selskapstotalen innenfor ti kroner, at begge selskaper er med, og at ingen konto mangler rapportlinje. En ukjent konto stopper ikke importen, men tallene er ikke ferdige før den er plassert.
4. Ved lagring beregnes rapporten på nytt fra rådata. Beregnede tall lagres aldri, bare rådata og reglene. En regelendring slår derfor gjennom på hele historikken uten at noe må kjøres om igjen.

Hvordan prognosen lages

Prognosen dekker inntil 24 måneder og starter måneden etter siste måned med faktiske tall. For hver rapportlinje, per avdeling, kan det legges én eller flere regler. Reglene legges sammen, og hver av dem bærer sin egen kommentar, slik at det går an å se hva som lå bak valget et halvår senere.

• Fast beløp per måned.
• Prosent av en annen rapportlinje eller en navngitt sum, også på tvers av avdelinger.
• Kroner per driver: romdøgn, gjestedøgn, reservasjoner, arrangementer, eventdeltakere eller dager i måneden. Dagene regnes ut, resten fylles inn per måned.
• Snitt av siste måneder.
• Vekst mot samme måned i fjor.

En linje uten egne regler bruker snittet av de tre siste faktiske månedene, og er merket som standard. Peker en prosentregel på en linje, regnes den linjen først. Peker to regler på hverandre i ring, sier modellen fra i stedet for å vise et tall den har gjettet.

Fordelingsregler

Hovedprinsippet er at driften bærer alt. Alle inntekter og kostnader føres på Hotell eller Servering med mindre de eksplisitt gjelder framtidige prosjekter. Der skjønn må brukes, ligger usikkerheten i Hovedkontor, ikke i driften. Modellen skal ikke få det til å se lettere eller billigere ut å drive hotellet enn det er.

• Revier Servering AS vises i sin helhet i avdeling Servering. Selskapet har ingen fordelingsnøkkel og bærer alle sine egne inntekter og kostnader.
• Att Stays AS, avdeling Kvadraturen vises i Hotell.
• Att Stays AS, avdeling Hovedkontor inneholder bare framtidige prosjekter: Verksgata, Markveien og Frogner House. Alt som ligger der utover reglene under, flyttes i sin helhet til Hotell.

Unntakene fra dette er:

• Personalkostnad for ledergruppen i Att Stays, altså all personalkostnad bokført i Hovedkontor inkludert bonus og arbeidsgiveravgift, fordeles med prosentandeler på alle tre avdelinger. Dette er den ene regelen som gir Servering en fordelt kostnad.
• Halvparten av konsulenthonoraret fra Ett Capital blir igjen i Hovedkontor. Den halvparten gjelder arbeid med nye hotellprosjekter. Den andre halvparten er CFO-arbeid for driften og følger driften. All etterfakturering fra Ett Capital blir i sin helhet i Hovedkontor.
• Guest Experience Team, altså lobby, lobbybar og resepsjon, lønnes i Revier Servering men arbeider for hotellet. Kostnaden flyttes fra Servering til Hotell. Andelen kan ikke leses av Tripletex, fordi lønnskontoene der ikke har team-dimensjon. Den hentes fra Planday per vaktgruppe og ganges med en lastfaktor, som er full personalkostnad delt på kontantlønn. Andelen regnes på nytt hver måned: Oransjeriet er sesongdrevet, så en andel fra én måned brukt på hele året ville bommet grovt.
• Navngitte unntak legges inn manuelt per måned for inntekter og kostnader knyttet til framtidige prosjekter eller andre prosjekter. De blir igjen i Hovedkontor, og hvert av dem har en begrunnelse.
• Intern management fee beregnes som en sats av driftsinntektene i både Hotell og Servering, og føres som innleid personell. Motposten er inntekt i Hovedkontor, så konsolidert er upåvirket. Begge driftsavdelinger nyter godt av hovedkontorfunksjonene, mens den bokførte føringen bare belastet Hotell. Den bokførte føringen vises derfor ikke, men ligger i rådata slik at den kan avstemmes mot Tripletex. En følge av dette er at Hovedkontor viser positiv EBITDA: motposten må ligge et sted, og det er ikke et tegn på at avdelingen tjener penger.

Hva du kan stole på

Totalen kan stoles på fullt ut. Per avdeling er inntektstyper, varekostnad, inntektsreduksjoner, personalkostnad og husleie sikre. Andre driftskostnader er sikre som total, men fordelingen mellom avdelinger bygger delvis på skjønn.

Personalkostnaden fortjener en merknad: gjestefronten lønnes i Servering etter en beslutning, ikke fordi den hører dit. Hotellavdelingen har derfor lite egen lønn, og Serverings personalkostnad er hele gjestefronten, ikke barbemanning. Les alltid Revier samlet når driften i Kongens gate skal vurderes.